Montando uma planilha para lançamentos contábeis no LibreOffice: parte 2

Como mencionei na postagem anterior (que pode acessar aqui), montei uma planilha com os mesmos parâmetros de uma que encontrei na internet para laçamentos contábeis, mas com a tal caixa de combinação, em que bastava selecionar o texto e o histórico era informado. agora apresentaremos mais algumas funcionalidades da planilha.

Complemento

Campo na planilha de Digitação que, como o próprio nome indica, deverá ser usado para acrescentar informações adicionais aos lançamentos. Por exemplo, num lançamento de compra de um computador de um fornecedor em específico esse campo dese ser usado para informar qual o número da NF, o nome do fornecedor, se será pago á vista ou a prazo.

D (número da conta ou código dela a ser debitada)

Aqui mais uma vez utilizaremos a junção das funções SE e PROCV e o raciocínio é o mesmo daquele que usamos para preencher o campo do texto do histórico.

Na célula em destaque da figura a cima temos a seguinte fórmula: =SE(E14>0;(PROCV($Digitação.E14;$Históricos.$A$2:$F$201;2;0));" "), que explicaremos nos seus fragmentos:

Como já mencionei , só repetindo mesmo para reforçar o entendimento á funcionalidade, quando inserimos a função PROCV dizemos para programa – e aqui o conceito é exatamente igual tanto no LibreOffice Calc quanto no Microsoft Office Excel – que queremos que ele procure algum texto corrido numa célula específica ou outra planilha baseando-se num conjunto de uma tabela e segundo a ordem definida pelo último numeral. No exemplo do quadro acima temos a seguinte situação de procura pelo número de um código (reduzido da conta a ser lançada a débito) com base num numeral que consta numa célula específica na coluna de Históricos. Assim temos a construção de:

$Digitação.E14: é a célula em que deverá ficar o resultado da função na planilha atual e que será obtida pelo Calc buscando em alguma oura célula na mesma planilha e a base para a resolução do que queremos está na célula E14 da Planilha Digitação, nossa planilha atual. Em E14, assim como foi feito para a busca do histórico, o texto com o número (é, número desta vez) terá que corresponder ao número 81 de código de histórico. É como se você dissesse para alguém procurar em alguma outra planilha um histórico que você não sabe o seu texto, apenas que o seu código é 81.

$Históricos.$A$2:$F$201: indica, como quando procuramos por históricos) qual é a planilha (no caso, a chamada Históricos) e indica qual o intervalo de colunas e células em toda aquela planilha que serão usadas pela função de procura, tendo como parâmetro de busca, como já mencionamos, a o conteúdo da célula E14 na nossa planilha atual, que está preenchida com o número 81. Na sintaxe aqui, temos que é solicitado ao Calc que este procure alguma coisa que esteja entre as células que englobam o intervalo composto por C (código), D (débito), Coluna 1 (descrição do débito), C (crédito), Coluna 2 (descrição do crédito) e Descrição (o texto propriamente dito do histórico) e entre as linhas 2 (não conta a linha em que estão os títulos) até a de número 201. E apenas para reforçar a nossa primeira coluna dessa planilha Históricos deve estar previamente preenchida com números em ordem crescente, do menor para o menor e de cima para baixo. Observar que os textos das outras colunas podem estar em qualquer ordem (ou desordem), desde que a primeira coluna esteja corretamente classificada. E por fim, o $ antes das letras indica que estamos travando naquelas colunas e antes dos números de células, que estamos travando naquelas células. Assim, ao copiar a fórmula para as células de baixo não serão alterados valores para, por exemplo, $A$3:$F$202.¹

2;0: o final informado para a da função do PROCV traz o numeral 2, o que, como foi mencionado, significa que com base do que já foi definido como parâmetros de busca, o retorno será uma célula específica da SEGUNDA coluna, que, se olharmos, veremos que trata-se da nomeada D (código da conta a ser lançada a partida devedora de nosso registro.

Então, recapitulando, com a fórmula dissemos ao sistema de busca do Calc que é para ele procurar por um texto ou número que está na planilha chamada Históricos e que a base da escolha será o que preenchemos em nossa planilha atual (Digitação). Disto o Calc deverá procurar por um resultado exatamente igual ao que havíamos preenchido e ao definir a linha, o programa deverá avançar para a segunda coluna e retornar para nós o seu conteúdo. Simples, não é?

Então vamos terminar o conteúdo desa fórmula descrevendo para que serve a função Se.

A função Se tem a sintaxe de um teste lógico: se E14>0 usaremos o resultado da função do PROCV, mas se não for (ou seja, qualquer coisa menor que zero: um número negativo ou em branco mesmo), o conteúdo da célula deverá ficar em branco, representado pelo sinal “ “.

Débito, C e Crédito

Continuando teremos as colunas de Descrição do Débito, C e Crédito, que seguirão os mesmos parâmetros da que acabamos de comentar, então, para não enrolar muito, passaremos ao próximo passo, que é a inserção de controles de formulários na nossa planilha de digitação – afinal de contas, ninguém merece ter que toda hora mudar de aba de planilha para efetuar um lançamento, seria muito chato.

Inserindo formulários e caixas de pesquisa

Para a usabilidade da planilha na aba digitação, resolvemos acrescentar alguns campos: totais digitados, com a soma de toda a coluna D com campos de valores monetários pela função =SOMA(D7:D195) e pelos campos de formulários para pesquisa por número de conta (que retorna na descrição dela) e por número de histórico (que retorna na descrição de todos os históricos, tal como estão dispostos na planilha Históricos).

Para habilitar a função das caixas de formulários devemos seguir o seguinte roteiro: Menu Exibir (para poder tornar visível o conjunto de ferramentas), Barra de Ferramentas, item Controle de Formulários.

Isso abrirá uma caixa suspensa com os botões de design de formulários, controles , caixa de assistentes e botão para ativar e desativar o controle de formulários. Quando abrimos a planilha se clicarmos no controle de formulário da célula I4 tudo o que conseguiremos é abrir a listagem de opções para clicar e selecionar um dos históricos, bem como qualquer outro formulário que encontramos normalmente em páginas da internet e programas que precisam que seus bancos de dados sejam alimentados.

Ao clicar na barra de ferramentas suspensa, no botão de cima, à direita, habilitamos a edição de formulários. Depois clicamos no botão ao lado para poder selecionar objetos por meio de cliques. Agora basta clicar sobre qualquer um dos formulários para selecionar a caixa ao redor (com pontos verdes, conforme a figura a seguir) e depois clicar novamente, com o botão direito do mouse, e escolher a opção Controle. Isso abrirá a janela de Propriedades: Caixa de Listagem. Pode ser que dependendo da quantidade de dados demore um pouco, até chegando a travar por alguns instantes.

Agora vamos ver na planilha como que criamos o controle que permite selecionar e escolher textos de históricos ou de nomes de contas em nossa planilha:

Em Dados, deixamos como CÉLULA VINCULADA a H5, que é o local que contém o número do histórico que será informado pelo sistema. Ou seja, o campo Célula Vinculada só permite que você informe para o Calc onde ficará a célula que retornará o resultado da sua caixa de seleção.

Em baixo, selecionar como conteúdo da célula vinculada a opção POSIÇÃO DE ENTRADA SELECIONADA, para dizer ao sistema que é para usar o texto que ficar no final ao ser clicado e;

Em Intervalo de célula de origem, digitar a fórmula Históricos.F2:F201 para determinar ao Calc qual é o intervalo de células que contém os dados que precisamos e procuramos. No caso, acabamos de selecionar todo o quadro com os históricos, que estão na planilha Históricos. Há de se notar que utilizamos aqui o mesmo intervalo que fizemos para as funções do PROCV na procura de número de históricos, textos e contas de débito ou de crédito.

Esta é a única aba que teremos que inserir dados,uma vez que podemos simplesmente aceitar o que veio por padrão em Geral e em Eventos.

Resumindo o que foi feito aqui: Dissemos ao Calc onde é para ele colocar a resposta que queremos (H5), que será levantada com base na seleção atual na caixa de listagem e que tem como fonte de dados o nosso intervalo onde cadastramos os históricos, contas de débito, crédito. E logicamente, o retorno que o Calc nos dará é justamente um número que será extraído da primeira coluna à esquerda, naquele intervalo e a linha em questão será a que contenha o texto que deixamos em destaque na caixa de seleção.

Mas e se estivéssemos criando uma planilha nova? Vamos supor que já criamos as planilhas para digitação e para históricos. Como que criaríamos as caixas de seleção, formulário ou combinação? Como inserimos a função?

Começamos o processo pelo mesmo caminho: menu Exibir > Barra de Ferramentas > Controles de formulários > clicamos no botão que abre a barra de ferramentas para mais controles.

Procure na janela que se abrirá o controle que considerar melhor, e caso não saiba qual usar, clique em cada um e após cada clique, leve o mouse para uma área vazia e pressionando o botão esquerdo do mouse, desenhe a caixa ou botão a ser usado. Depois clique com o botão direito sobre a caixa e vá em controles. No nosso caso podemos escolher as opções Criar Caixa de Combinação ou Criar Caixa de Listagem. O resto do funcionamento é parecido com o que fizemos em nossa planilha.

Ao final das configurações, se tudo estiver correto, você conseguirá abrir os formulários, caixas de seleção ou combinação como faz na nossa planilha. Clique naquele botão de cima da primeira barra de ferramentas suspensa, à direita, para desativar a funcionalidade de edição de seus formulários. Depois feche as caixas e poderá testar as caixas.

E com isso terminamos mais uma etapa. Na próxima apresentaremos como criar e como montamos os nossos relatórios para a planilha ora apresentada.

1Caso pretendêssemos atualizar a fórmula para as células de baixo, seguindo uma sequência de células (A2, A3, A4), ou para uma de colunas (B2, C2, D2) teríamos que preencher o intervalo sem o símbolo $. mas só para lembrar, caso fizéssemos isso estragaríamos toda a nossa planilha pois na linha de baixo a fórmula do PROCV não incluiria o intervalo A2 até F2 – ou dois pontos (:) como na fórmula – e acrescentaria o intervalo A202:F202, que por sua vez, não tem dados que satisfaçam a função.